Ellenőrzés példák

Vizsgálati program

Referencia Ipari termelő Kft

1138 Budapest városi út 203

Piacvezető tevékenységének és rendelésállomány vizsgálatáról

Vizsgálatot elrendelte: Kiss József vezérigazgató

Vizsgálatot végzik: Németh Ildikó belső ellenőr

                                 Tóth Anikó belső ellenőr

Vizsgált időszak:  2012. év

Vizsgálat ideje: 2013. március 3- 2013. március 15

A vizsgálat célja: annak megállapítása volt, hogy a kft-nél megfelelően megszervezett és hatékony-e a piacszervező tevékenység.

Ezen belül:

- a reklám és a propaganda hatékonysága kielégítő-e,

- gondosan előkészítették-e a kiállításokon és a vásárokon való részvételt és

- megfelelő-e a megrendelések fogadása, nyilvántartásának rendszere és a rendelésállomány alakulása.

II.

Részletes vizsgálati feladatok

1. A piackutató tevékenység ellenőrzési, értékelési feladatai

Az ellenőrzés keretében vizsgálni kell, hogy a piaci igények felmérésére létrehozott szervezet és a személyek alkalmasak-e feladataik megfelelő ellátására. Ennek érdekében vizsgálni kell, hogy:

- a vezetés rendszeres és megbízható információkat kap-e mind a hosszú távú (a fejlesztést megalapozó) és a rövidebb időszakra vonatkozó (a termelést meg alapozó) döntésekhez,

- az információk áramlása folyamatos és zavartalan-e az érintett szervezetek között.

Meg kell vizsgálni az információkat, hogy kellően megbízhatók-e, a bel- és külkereskedelmi forgalom befolyásolására adnak-e megbízható támpontot, pl.: - a bel- és külkereskedelmi fogalom összetételére, azok változásaira,

- a vállalkozás termékeit felhasználó más vállalkozások termelési feladataira,

- az érintett területeken, felhasználóknál végrehajtott fejlesztések eredményeknek várható hatásaira,

- a gazdaságos gyát1mány/termék-szerkezet kialakítására,

- az anyag, az energia és az élőmunka megtakarítására vonatkoznak-e.

Vizsgálni és értékelni kell a piaci információkat a származásuknak megfelelően, vagyis: - a belső információkat abból a szempontból, hogy azok a vállalkozás belső helyzetéről megbízható információkat jelentenek-e (a vállalkozás napi munkája során felhalmozódott adatok, értesülések stb.),

- a külső információkat, amelyek a felhasználóknál a gyártott termékek keresettségére, készleteire, a minőségre, a reklamációkra stb. vonatkoznak,

- a konkurenciára vonatkozó információkat, amelyek a fejlesztéseikkel, a bővítésekkel, az árpolitikával stb. kapcsolatosak.

Vizsgálandó a termék (az áru) piaci stabilitása, ennek keretében:

- milyen igényt (széles, alapvető szükségletet, vagy szűkebb szakmai igényt) elégít ki a termék (az áru), mennyire van kitéve a technikai, a társadalmi haladás, a kulturális szokások, az életszínvonal és a divat követelményeinek,

- az értékesítésnél vannak-e jogi korlátok (diszkriminációk, kontingensek, kiviteli engedély, vám stb.).

Vizsgálati feladat a gazdaságosság, a hatékonyság szempontjából

- az elérhető ár, az árváltozások várható tendenciái,

- a termelési költségek várható változásai (az anyagigényesség, a munkaigényesség, a fejlesztési igények stb.),

- az értékesítés költségeinek változásai (reklám, szállítás, tárolás, kezelés stb. költségei).

2. A piacszervező tevékenység ellenőrzési feladatai

A piacszervezés ellenőrzése keretében a piac befolyásolását, az értékesítés megszervezését, a vásárlók tájékoztatását, a meglevő piacok megtartását, azok bővítését stb. vizsgáljuk és értékeljük.

Ennek keretében vizsgálni kell a reklám- és a propaganda tevékenység hatékonyságát, vagyis:

- a reklám és a propaganda eredményességét,

- a reklámcélok megfelelő meghatározását,

- a reklám eszközeinek jó megválasztását,

- a reklám módszereinek értékelését.

A vizsgálat során figyelmet kell fordítani a reklám és a propaganda egyéb eszközeinek értékelésére is. Ennek keretében vizsgálni kell:

- a vevőszolgálatok piaci információinak gyűjtését, rendszerezését és feldolgozását (milyen szerepet tölt be az információs rendszerben, milyen szerepe van a reklámozásban, az érdeklődőket megfelelően tájékoztatják-e, törekednek-e az igények felmérésére stb.),

- a mintaboltok, a bemutatótermek ellenőrzése keretében azt kell vizsgálni, hogy rendszerezetten gyűjtik-e az információkat (az áru színére, méretére, minőségére, garanciáira stb.),

- a kiállítások tapasztalatainak hasznosítása megtörténik-e.

3. A rendelésállomány ellenőrzési feladatai

A rendelésállomány ellenőrzése keretében vizsgálni kell:

- az ajánlatokat, azok tartalmát,

- a megrendelések,

- a rendelésállomány alakulását.

A rendelések előkészítésének ellenőrzési feladatai.

E feladatkör keretében vizsgálni kell:

- a beérkezett vevői megkeresések fogadását, feldolgozását és megválaszolását, hogy minden megkeresésre időben válaszolnak-e, a válasz megfelelően konkrét-e, alkalmas-e arra, hogy a vevő annak alapján dönteni tudjon,

- a válasz kellő időben elkészült-e és

- elutasítás esetén az megalapozott volt-e.

Kiemelten vizsgálandó, hogy a vevői megkeresésére küldött válaszra miért nem érkezett megrendelés.

A megrendelések, szerződések ellenőrzési feladatai

A megrendelések, szerződések ellenőrzése keretében vizsgálni kell, hogy: - kellő gonddal jártak-e el a határidő, a mennyiség, a minőség, az ár, a garanciák stb. elfogadásánál,

- a szerződések megkötése előtt a szerződés feltételét egyeztették-e az érintett belső szervezetekkel, részlegekkel (a termelésirányítással, a műszaki részlegekkel, a pénzügyi részlegekkel stb.),

- az elfogadott megrendeléseket (a szerződéseket) figyelemmel kísérik-e annak teljesítéséig és

- akadályok előfordulása esetén időben megtörténtek-e a szükséges intézkedések.

A rendelésállomány értékelésévei kapcsolatos ellenőrzési feladatok. Ennek keretében vizsgálandó:

- az értékesítés tervezett volumene, összetétele és

- a tényleges értékesítés alakulása,

- az eltérések okai, összetevői.

Az értékesítési tervnél vizsgálni kell hogy az összhangban van-e a fogyasztói, a felhasználói igényekkel. A kereslet kielégítésénél vizsgálni kell a mennyiséget, a választékot, a divat, a formatervezettség stb. problémáit.

A rendelésállomány értékelése keretében vizsgálandó a szerződésállomány folyamatos alakulása, az összetétel, a változások és a határidő-módosítások okai. A nem teljesített megrendeléseknél kiemelt gonddal kell vizsgálni a nem teljesítés okait, és meg kell állapítani okozóit és következményeit.

III

Vizsgálat szervezési feladatok

A vizsgálat módja: szúrópróba szerű. A vizsgálati jelentésben  fel kell tárni a hiányosságokat, meg kell állapítani a felelősséget, illetőleg csatolni kell a felelősséget alátámasztó teljes bizonyító erejű okmányokat.

Megbízó levél száma: 124/2013 ellenőrzési osztály

A vizsgálati jelentés leadási határideje: 2013. március 18.

Budapest 2013. február 26                                                          Kiss József

                                                                                                   vezérigazgató

Vizsgálati jelentés

Referencia Ipari termelő Kft

1138 Budapest városi út 203

Piacvezető tevékenységének és rendelésállomány vizsgálatáról

Vizsgálatot elrendelte: Kiss József vezérigazgató

Vizsgálatot végzik: Németh Ildikó belső ellenőr

                                 Tóth Anikó belső ellenőr

Vizsgált időszak:  2012. év

Vizsgálat ideje: 2013. március 3- 2013. március 15

Megbízó levél száma: 124/2013 ellenőrzési osztály

II

Megállapítások

1. A reklám- és a propagandatevékenység szervezettsége, hatékonysága

A kft. a vizsgált évben jelentős mértékben növelte reklám- és propaganda tevékenységét (továbbiakban: reklám). Kapcsolatos szervezetét (a Propaganda Osztályt) a korábbi 3 főről 5 főre, a kiadásait az előző évi 16 millió forintról 28 millió forintra növelte. Döntő mértékben, a rádiókban és a televíziókban emelték a reklámidőket. Kialakították a kampányszerű reklámozást. Vizsgálatunk során - melybe reklámszakértőt is bevontunk - több, elsősorban a szervezettséggel kapcsolatos hibát, hiányosságot állapítottunk meg.

 A kft. - az értékesítési tervében CX nevű - új termékét 2012. júniusában akarta a piacra bevezetni. A Propaganda Osztály a kampányt április elejére tervezte, de ténylegesen - mivel a reklámhordozók (a reklámeszközök) korábban elkészültek - már március végén beindították. A reklám korábbi indítását a fejlesztő és gyártó részlegekkel nem egyeztették. A 6 hetes kampányra 5.200 E Ft-ot fordítottak, amely felesleges kiadás volt, mert a ex termék csak augusztusban lett piacképes. Az augusztusi piacra vitel reklámja újabb 2.400 E Ft-ba került A nem kellő gonddal elkészített, nem egyeztetett és feleslegessé vált márciusi reklámért és a 5.200 E Ft kárért Tamási Éva a Propaganda Osztály vezetője felelős. (A kapcsolatos Tanúsítványt 1. szám alatt mellékeljük.)

 A vizsgált időszakban (2012. évben) négy alkalommal fordult elő (lásd a 2. szám alatt mellékelt összesítő kimutatást), hogy olyan termékeket reklámoztak a rádiókban, amelyek gyártását a kft. szüneteltette. Így felesleges reklámért 1.780 E Ft-ot fizettek ki. A kapcsolatos felelősség Szabó Istvánt, a Termelési Osztály vezetőjét terheli, mert a Propaganda Osztályt a változásról nem értesítette annak ellenére, hogy a reklámozás tervét időben megkapta.

 A lefolytatott vizsgálatunk során megállapítottuk, hogy rendszeresen sugároztattak olyan helyi rádióknál is (3. szám alatt mellékeljük a kapcsolatos összesítő kimutatást), amelyek vételi körzetében a kft. a meghirdetett termékeit nem árusítja. (Nincs kiépítve az értékesítési hálózat és azt nem is tervezik.) A kifizetett sugárzási díj az év során 870 E Ft-ot tett ki, amelyért a Propaganda Osztály vezetője, Tamási Éva felelős.

A reklám- és propagandatevékenység vizsgálatánál további hiányosságokat nem tapasztaltunk. A reklámhordozók kiválasztása, a reklámok színvonala megfelelőnek értékelhető.

 A kiállítások és vásárok reklámtevékenysége

- A kft. 2012. évben az országos és helyi vásárokon, kiállításokon részt vett. Mind a vásárokon, mind a kiállításokon a teljes termék/áruválasztékot reklámozták. A vizsgálatunk keretében az Őszi Vásáron való részvételt értékeltük, mivel arról állt rendelkezésre olyan dokumentáció (terv árukatalógusok, fotók, naplók stb.), amely alapján a vizsgálatot el lehetett végezni. A többi (kiállítás, vásár) részvételről nincs olyan összeállítás, dokumentáció, értékelés, amely alapján a részvételt megbízhatóan értékelni lehetne. Ezt hiányosságként állapítjuk meg.

További megállapítások:

- Az Őszi Vásáron az ismertető anyagok a kft. teljes áruválasztékát (katalógusok, áruismertetők, szórólapok, videók stb.) tartalmazzák. Közöttük - helytelenül- a BF, a BG és BN jelzésű termékeket is, amelyek gyártását már leállították, illetve az év során leállítják. (lásd a 4. szám mellékletet)

- További hiányosságnak kellett minősítenünk, hogy a vásáron az Értékesítési Osztályt képviselő (az osztályon ügyviteli munkát végző), dekoratív dolgozók nem tudtak válaszokat adni a reklámozott termékekről (pl. szállítási feltételek, garanciális kötelezettség, választék stb.). A kapcsolatos nyilatkozatokat 5. szám alatt mellékeljük.

- Ugyancsak szervezési hiányosságnak minősítettük, hogy a vásárokon nem fogadtak el megrendeléseket, nem volt olyan felhatalmazott képviselő, aki erre jogosult lett volna.

- Hiányosságnak kell minősíteni, hogy a vásárokon kiállított termékek (áruk) több esetben eltértek (méretben, színben, árban) a reklám anyagokban szerepeltetett információktól. (Részletes összeállításunkat 6. szám alatt mellékeljük.)

A 2001. évi vásárok és kiállítások részvételi kiadásai meghaladták a 8,4 M Ft. A kiállítások és vásárok nem megfelelő előkészítéséért Kelemen Elek, a Kereskedelmi és Értékesítési Főosztály vezetője a felelős.

A rendelésállomány vizsgálatának tapasztalatai

A kft.-nél értékesítéssel két részleg: az Értékesítési Osztály és a Kereskedelmi Iroda foglalkozik. Az Értékesítési Osztály az állandó vevők folyamatos áruellátását végzi szerződések alapján. A Kereskedelmi Iroda pedig az egyedi - általában nem, vagy csak ritkán ismétlődő - értékesítést bonyolítja.

Az Értékesítési Osztályon számítógéppel vezetett rendelés-nyilvántartás (szerződés-nyilvántartás ) naprakész és áttekinthető. A rendelésállomány vezetője a termelő részlegekkel (gyártás-előkészítés, termelő üzemek, készáruraktárak, diszpozíció) összekötött, az egyezőség biztosított, az információáramlás mindkét irányban - naprakész és megbízható.

 A Kereskedelmi Iroda nyilvántartása nem kellően áttekinthető, sok hibát tartalmaz. Megállapítottuk, hogy nem ritkán a beétkező - információt kérő - megkereséseket megrendelésnek tekintik. A 7. szám alatt mellékelt összesítő kimutatásuk szerint az év során 17 olyan eset fordult elő, amikor az ajánla1kérést megrendelésnek tekintették, és árut szállítottak, de azt az érdeklődő nem vette át. Ezen tételek értéke 27.620 E Ft A felesleges fuvarok költsége 876 E Ft-ot tett ki.

További hiányosságként értékeltük, hogy a beérkező megrendelések visszaigazolása több tételnél késedelmes (lásd a 8. számú mellékletet). Az összeállításunkban azon 27 tétel szerepel, amikor a visszaigazolás meghaladja a 30 napot A 27 tétel közül 12 megrendelő - késedelmes visszaigazolásra hivatkozva - lemondta a megrendelést (Mellékelt kimutatásunkban a tételeket megjelöltük.) A lemondott megrendelések értéke 19.820 E Ft

Hiányosságnak kell azt is minősíteni, hogy az Értékesítési Osztály nyilvántartásával nincs kapcsolat, és a termelő részlegeknek a Kereskedelmi Iroda nem ad pontos információt, illetve a megrendelések visszaigazolásának feltételeit (mennyiség, minőség, határidő stb.) előre nem mindig rögzítik, csak a visszaigazolások másolatait juttatták el- nemritkán 2-3 hetes késéssel- a termelő részlegekhez. (A kapcsolatos kimutatást 9. sz. alatt mellékeljük.)

A rendelésállomány, a megrendelések és a beérkező megkeresések nem megfelelő vezetéséért és a termeléssel való nem megfelelő kapcsolatért Gaál Mária, a Kereskedelmi Iroda vezetője felelős.

III.

Összefoglaló következtetések, javaslatok

A kft 2012. évi piaci munkáján belül a reklám- és a propagandatevékenység, a kiállítások és a vásárok megszervezése és a Kereskedelmi Iroda rendelésbonyolítási és nyilvántartási rendje nem megfelelő.

A feltárt hibák oka elsősorban a szervezetlenség, a hiányos szabályozottság. A kibővített Propaganda Osztálynak a 2012. év végéig nem készült el az új Működési szabályzata, az új dolgozók munkaköri leírásait sem készítették el. Az osztályt a vezetője eseti döntésekkel irányítja.

A kiállítások és vásárok részvételét az érintett szervezetek (Értékesítési Osztály, a Kereskedelmi Iroda és a Propaganda Osztály) nem hangolták össze, e szervezetek között nincs folyamatos és naprakész információáramlás.

A feltárt hibák kijavításához szükséges intézkedésekre INTÉZKEDÉSI TERVET dolgoztunk ki, amelyet 10. szám alatt mellékelünk.

Budapest, 2002. január 10.

Mellékletek száma: 10 db, összesített oldalszámok 21 oldal.

Készítsen bizonyító okmányt az egyik megállapítás igazolására!

ÖSSZESÍTŐ KIMUTATÁS

a reklámozott, de nem gyártott termékekről

Igazolom, hogy a fenti adatok a kapcsolatos - eredeti - nyilvántartásokkal: a reklámnaplóval és a termelési ütemtervvel megegyeznek.

Budapest, 2013. március 28.                                                                                                            XY igazgatóhelyettes